Contoh Perusahaan yang Melakukan Human Resource Planning

Perusahaan yang Melakukan Human Resource Planning yaitu pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Berikut rinciannya:

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PERUSAHAAN JASA

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

A.        Profil PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (“Telkom”, ”Perseroan”, “Perusahaan”, atau “Kami”) merupakan BUMN yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi dan jaringan di wilayah Indonesia dan karenanya tunduk pada hukum dan peraturan yang berlaku di negara ini. Dengan statusnya sebagai perusahaan milik negara yang sahamnya diperdagangkan di bursa saham, pemegang saham mayoritas Perusahaan adalah Pemerintah Republik Indonesia sedangkan sisanya dikuasai oleh publik. Saham Perusahaan diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (“BEI”), New York Stock Exchange (“NYSE”), London Stock Exchange (“LSE”) dan public offering without listing (“POWL“) di Jepang.

Layanan telekomunikasi dan jaringan Telkom sangat luas dan beragam meliputi layanan dasar telekomunikasi domestik dan internasional, baik menggunakan jaringan kabel, nirkabel tidak bergerak (Code Division Multiple Access atau “CDMA”) maupun Global System for Mobile Communication (“GSM”) serta layanan interkoneksi antar operator penyedia jaringan. Di luar layanan telekomunikasi, Telkom juga berbisnis di bidang Multimedia berupa konten dan aplikasi, melengkapi portofolio bisnis Perusahaan yang disebut TIME. Bisnis telekomunikasi adalah fundamental platform bisnis Perusahaan yang bersifat legacy, sedangkan portofolio bisnis lainnya disebut sebagai bisnis new wave yang mengarahkan Perusahaan untuk terus berinovasi pada produk berbasis kreatif digital. Hal tersebut mempertegas komitmen Telkom untuk terus meningkatkan pendapatan di dalam situasi persaingan bisnis di industri ini yang sangat terbuka.

Adalah obsesi Perusahaan untuk secara berkelanjutan membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah menjadi perusahaan dengan skala besar, dengan tetap mengutamakan peningkatan kesejahteraan masyarakat luas. Selain itu, Perusahaan juga terus melakukan diversifikasi usaha baik melalui merger ataupun akuisisi. Saat ini Perusahaan sedang memperkuat fundamental jaringan broadband di kawasan Indonesia Timur melalui proyek Palapa Ring sehingga dapat mewujudkan jaringan nasional yang kuat dengan nama Nusantara Super Highway.

Komitmen Kami terhadap konektivitas dan mobilitas data yang handal dan terpercaya, mampu meningkatkan jumlah pelanggan broadband Kami menjadi 10,5 juta pelanggan per 31 Desember 2011, atau meningkat sebesar 64,3%. Sementara itu, pelanggan layanan seluler meningkat pesat sebesar 13,8% atau 13 juta pelanggan baru sehingga total pelanggan seluler menjadi 107 juta.

Nama Direktorat	Fungsi dan Wewenang
Direktorat Keuangan	Fokus pada pengelolaan keuangan Perusahaan serta mengendalikan operasi keuangan secara terpusat melalui unit Finance, Billing & Collection Center.
Direktorat Human Capital & General Affair	Fokus pada manajemen SDM Perusahaan serta penyelenggaraan operasional SDM secara terpusat melalui unit Human Resources Center, serta pengendalian operasi unit: Learning Center, HR Assessment Center, Management Consulting Center dan Community Development Center.
Direktorat Network & Solution	Fokus pada pengelolaan Infrastructure Planning & Development, Network Operation Policy, dan pengendalian operasional infrastruktur melalui Divisi Infrastruktur Telekomunikasi, Divisi Access, dan Maintenance Service Center.
Direktorat Konsumer	Fokus dalam pengelolaan bisnis segmen konsumer serta pengendalian operasi Divisi Consumer Services Barat dan Divisi Consumer Services Timur serta Divisi Telkom Flexi.
Direktorat Enterprise & Wholesale	Fokus pada pengelolaan bisnis segmen Enterprise & Wholesale serta pengelolaan Divisi Enterprise Service, Divisi Business Service dan Divisi Carrier & Interconnection Service.
Direktorat Compliance & Risk Management	Fokus pada pengelolaan fungsi Risk Management, Legal dan Compliance, Business Effectiveness, Security &Safety, dan Supply Planning & Control, serta pengendalian operasi unit Supply Center.
Direktorat IT, Solution & Strategic Portfolio (IT, SSP)	Fokus pada pengelolaan IT Strategy & Policy, Service Strategy & Tariff, dan pengelolaan fungsi Strategic Investment & Corporate Planning, serta pengendalian operasi unit-unit: Divisi Multimedia, Information System Center serta R&D Center

Sebagai bagian dari implementasi transformasi bisnis Perusahaan menjadi penyelenggara layanan TIME, Telkom telah melakukan penataan organisasi untuk memastikan sustainable competitive growth.

Pada “tahun 2011”, Telkom telah melakukan penyesuaian tugas dan fungsi pada beberapa unit strategis yaitu:

a.       Mengubah nama Direktorat IT, Solution & Supply menjadi Direktorat IT, Solution & Strategic Portfolio menyusul penambahan fungsi Strategic Investment & Corporate Planning yang merupakan implikasi dari diintegrasikannya unitStrategic Investment & Corporate Planning ke dalam direktorat tersebut untuk mengkondisikan penyelarasan prosescorporate planning & strategic investment. Kemudian agar lebih fokus pada pengelolaan IT, Service serta Strategic Planning & Strategic Portfolio, terdapat pengalihan beberapa fungsi dari direktorat ini kepada direktorat lain, yaitu pengalihan fungsi supply management yang terdiri dari supply planning & control serta supply center kepada Direktorat Compliance & Risk Management. Pengalihan fungsi ini membantu Direktorat IT, Solution & Strategic Portfolio untuk fokus pada pelaksanaan fungsinya.

b.      Penambahan fungsi supply management pada Direktorat Compliance & Risk Management dilakukan dengan tujuan untuk menyelaraskan proses supply management dengan proses compliance dan perimbangan beban kerja direktorat.

c.       Perubahan struktur organisasi Internal Audit yang diselaraskan dengan kebutuhan proses audit secara komprehensif (end to end).

d.       Penggabungan Departemen Corporate Communication dan Departemen Corporate Affair untuk memastikan proses kerja yang lebih efektif dan efisien.

B.        Perencanaan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk

Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan strategis dan manajemen sumber daya manusia. Perencanaan SDM merupakan proses pengambilan keputusan dala menyewa dan menempatkan staf dalam perusahaan. Keduanya melibatkan rancangan kerja, rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan, promosi dan kebijakan pekerjaan.

Peramalan Kebutuhan SDM pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk Kebutuhan atau permintaan SDM dimasa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya dimasa datang. Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut.

Dalam meramalkan kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan:

·      Metode Matematis: analisis regresi, model simulasi, faktor produktivitas, rasio kepegawaian.

·      Metode Penilaian: perkiraan, aturan umum, thnik delphi, kelompok nominal.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam peramalan kebutuhan SDM adalah:

a.    Kondisi Eksternal yang meliputi:  Ekonomi dan Sosial Politik, Undang-undang dan Peraturan Pemerintah, Masyrakat, Angkatan Kerja dan Perkembangan Teknologi.

b.    Persyaratan SDM di masa mendatang: Penentuan persyaratan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal, juga ditentukan oleh: Organisasi dan Rancangan Pekerjaan, Perencanaan dan Anggaran, Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi, Sistem dan Teknologi dalam Organisasi, Tujuan dan Rencana Organisasi, Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM di masa mendatang.

c.    Ketersediaan SDM di masa mendatang yang dapat diprediksi melalui: Inventarisasi bakat yang ada saat ini, Prakiraan pengurangan pegawai, Prakiraan perpindahan dan pengembangan, Pengaruh pasca program SDM.

d.   Prakiraan kebutuhan SDM: dari faktor-faktor di atas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat di prediksi. Yang perlu di ingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah, kebutuhan tersebut harus dibedakan: Apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Di samping itu juga perlu dipertimbangkan tingkah upah eksternal, ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan pegawai.

e.    Dalam penghitungan pegawai ini juga digunakan metode rasio. Metode ini menggunakan jumlah tempat tidur sebagai denominator personal yang diperlukan. Metode ini paling sering digunakan karena sederhana dan mudah. Metodeini hanya mengetahui jumlah personal secara total tetapi tidak bisa mengetahui produktifitas SDM  PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk dan kapan personal tersebut dibutuhkan oleh setiap unit atau bagian tertentu yang membutuhkan. Bisa digunakan bila : kemampuan dansumber daya untuk perencanaan personal terbatas, jenis, tipe dan volume pelayanan kesehatan relatif stabil.

Perencanaan Program

Setelah mendapatkan gambaran tentang jumlah SDM yang dibutuhkan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk di masa mendatang, maka perlu dirancang suatu program ke arah tersebut. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu : 

a.    Manajemen Kinerja, meliputi: hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja, dan kualitas kehidupan kerja.

b.    Manajemen Karier, meliputi: Sistem dan kebijakan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk yang terdiri dari rekrutmen, seleksi dan penempatan, promosi dan transfer dan pengembangan serta pemberhentian.

Setelah perencanaan SDM ditetapkan , kemudian dipikirkan beberapa cara alternatif rekrutmen. Perlunya dipikirkan tentang alternatif terhadap rekrutmen didasarkan pada pertimbangan bahwa rekrutmen memerlukan biaya yang tinggi, antara lain untuk preproses riset interview, pembayaran fee agen rekrutmen, dan masalah relokasi dan pemrosesan pegawai baru. Disamping itu, Para calon perawat yang diproses dalam rekrutmen serta dinyatakan lulus dalam seleksi. Kemudian diterima menjadi perawat, nantinya akan sukar untuk di keluarkan (diberhentikan) meskipun mereka hanya memperlihatkan kinerja marjinal saja. Oleh karena itu PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk harus mempertimbangkan secara hati-hati berbagai alternatif sebelum melakukan rekrutmen.

o   Perekrutan dari dalam perusahaan dapat dilakukan melalui dari sumber internal:

1)      Penawaran terbuka untuk suatu jabatan(Job posting programs). Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong dengan memberikan kesempatan pada semua karyawan yang berminat.

2)       Perbantuan pekerja(departing employees). Rekrutmen ini dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain. Kemudian setelah selang beberapa waktu lamanya, apabila pekerjaan yang di perbantukan tersebut merupakan calon yang tepat, maka dapat di angkat untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut.

o   Dari sumber eksternal melalui:

1)      Walk-ins, dan write-in (pelamar yang datang dan menulis laporannya sendiri).

2)       Rekomendasi dari karyawan.

3)      Pengiklanan (surat kabar, televise, majalah, radio, internet, dan medi periklanan lainnya).

4)      Agen-agen keamanan tenaga kerja Negara.

5)      Agen-agen penempatan tenaga kerja

6)      Lembaga-lembaga pendidikan dan pelatihan yang menggunakan tega kerja khusus yang menghsilkan SDM yang berkualitas dan siap kerja.

7)      Departemen tenaga kerja.

8)      Tenaga-tenaga professional yang mencari perusahaan.

Setelah menemukan/mendapatkan calon-calon perawat, maka RS USU melakukan proses seleksi, yang dimaksud seleksi di sini adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen selesai, dengan metode-metode yang telah di tentukan sebelumnya.

Syarat yang disediakan pihak PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk antara lain:

a.    Pendidikan minimal D3

b.     Usia maksimal 28 tahun.

c.    Sudah memiliki pengalaman di bidang medis sebelumnya.

d.   Melengkapi berkas yang ada.

Apabila keempat syarat diatas dipenuhi maka akan dilaksanakan perekrutan pegawai di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

C.        Rencana Pembinaan dan Pengembangan

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk memiliki peran dalam pembinaan dan pengembangan karir perawat yang bekerja diPT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Rencana pembinaan dan pengembangan tersebut terdiri atas:

a.       Pendidikan Karir

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk akan memberikan pendidikan karir kepada pegawai yang telah bekerja dengan baik dan kooperatif.

b.      Bimbingan dan Pengembangan Karir

PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk  akan mengembangkan karir pegawai yang memiliki kemampuan baik di bidang medis serta berdisplin tinggi. Hal ini dianggap perlu demi kemajuan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Pengembangan karir yang dimaksud antara lain:

·      Pendidikan Vokasi: yaitu pendidikan yang diarahkan terutama pada kesiapan penerapan dan penguasaan keahlian keperawatan tertentu sebagai pegawai.

·      Pendidikan Akademik:  yaitu pendidikan yang diarahkan terutama pada penguasaan dan pengembangan disiplin ilmu kepegawaian yang mengcakup program sarjana, magister, doktor.

·      Pendidikan Profesi: yaitu pendidikan yang diarahkan untuk mencapai kompetensi profesi pegawai

Ketiga jenis pendidikan tersebut, biayanya akan ditanggung oleh pihak PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk sendiri. 

c.       Kesempatan Berkembang

Apabila para karyawan berkeinginan memperluas kemampuannya, hal itu berarti menunjang tujuan perusahaan. Sebagai contoh, keikutsertaan dalam program pelatihan, meraih tambahan gelar pendidian atau mencari tugas baru dapat menyumbangkan terwujudnya pengembangan karyawan. Kesempatan pengembangan ini membantu tujuan departemen SDM, seperti dalam pengembangan perpindahan perawat internal dan perencanaan karir personal.

D.        Evaluasi Perencanaan SDM

Jumlah pegawai yang ada di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk sekitar 600 sedangkan berdasarkan metode perhitungan Rasio, jumlah pegawai yang ada seharusnya berkisar 500 sampai 700 pegawai. Dengan kata lain perlu dilakukan penambahan pegawai berdasarkan jenis-jenis dan bagian atau bidang yang ditanganinya. Penambahan jumlah perawat dilakukan dengan perekrutan internal ataupun eksternal yang disertai dengan seleksi.Dengan begitu, maka PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk akan mengalami peningkatan kualitas di bidang SDM.

Perencanaan SDM juga harus memperhatikan kendala-kendala yang ada seperti Standard kemampuan SDM, manusia itu sendiri, situasi SDM serta peraturan pemerintah. Apabila kendala ini dapat dihindarkan maupun diatasi maka perencanaan SDM akan bermanfaat untuk memajukan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan:

1.    Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (khususnya perawat) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

2.    Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program daat diperlukan.

3.    Kelebihan:

a.    Perencanaan SDM yang terlah dijelaskan diatas, sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

b.    Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya

c.    Perencanaan SDM yang baik dapat menentukan jumlah perawat yang dibutuhkan RS USU untuk menunjang kemajuan dan perkembangan PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

4.    Kelemahan:

a.    Visi dan misi SDM belum sejalan dengan visi dan misi yang ada di PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

b.    Perencanaan SDM belum sesuai dengan metode yang ada.

c.    Penempatan pegawai belum benar.

Saran

SDM yang saat ini tersedia bisa di dayagunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. Perencanaan SDM yang baik harus sesuai dengan metode yang ada baik itu metode matematis maupun metode penilaian. Tempatkan pegawai berdasarkan asas the right man in the right place and the right man on the right job, the right man on the right time.

Sumber : http://apasihmaumu.blogspot.com/2014/01/studi-kasus-human-resources-planning.html

Definisi dari Job Analysis, Human Resouces Planning, Job Description, dan Job Specification

1.      Job Analysis

Job Analysis atau Analisis Jabatan ini adalah melakukan eksplorasi secara sistematis suatu jabatan, melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang mengisi jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci.

Tujuan dilakukannya Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah sebagai berikut :

1.      Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection) : Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu. Analisis Jabatan ini menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau mengisi posisi jabatan yang tepat (right person at the right place).

2.      Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) : Analisis Jabatan atau Job Analysis (Analisis Pekerjaan) ini, manajemen dapat memeriksa apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau tidak. Hal ini dikarenakan Job Analysis juga membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau karyawannya. Dengan demikian, keseluruhan kinerja seorang karyawan dapat diukur dan dinilai sesuai dengan dokumentasi job analysis.

3.      Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development) : Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini juga dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Perbedaan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja karyawan menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Dengan Job Analysis ini, manajemen dapat menentukan isi pelatihan, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan untuk melakukan pelatihan serta metoda yang akan digunakan untuk pelatihan ini.

4.      Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) : Job analysis atau analisis pekerjaan ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada posisi, jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu manajemen khusus manajer sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

2.      Human Resources Planning

a.       Pengertian Human Resources Planning

HR Planning adalah proses perencanaan yang memastikan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan oleh organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya. Jumlah sumber daya manusia disini meliputi tidak saja dari sisi jumlah tetapi juga dari sisi kualitas. Yang perlu diperhatikan juga, adalah adanya kesesuaian antara perencanaan (planning) yang ada pada Department HR dengan perencanaan bisnis (Business Planning) dari perusahaan.

HR Planning modern harus memperhatikan dan menyesuaikan serta merupakan bagian dari Business Planning. Dalam proses perencanaan strategis (strategic plannning), dipertimbangkan segala hal yang berkaitan dengan posisi dan kondisi organisasi/perusahaan dalam bisnis yang menjadi bidangnya, baik itu secara internal, berupa kekuatan maupun kelemahan perusahaan, maupun eksternal, berupa peluang dan berbagai ancaman pada perusahaan. Analisis ini akan mempengaruhi strategi yang dipilih perusahaan untuk mencapai tujuan atau visinya. Dalam menerapkan strategi tersebut tentunya diperlukan sumber daya - sumber daya, salah satunya yang terpenting adalah sumber daya manusia, dengan kualifikasi dan kuantitas yang diperkirakan mampu mencapai tujuan yang sudah ditetapkan perusahaan. Disanalah peran penting perlu adanya HR Planning.

Dalam perkembangannya, HR Planning tidak hanya berbicara tentang berapa jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi juga tentang bagaimana sumber daya manusia tersebut terkait dengan ketrampilannya, pengembangannya, sekaligus penempatannya.

b.      Proses Human Resources Planning :

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:

1.      Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.

Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.

2.      Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan.Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.

3.      Perkiraan Permintaan SDM

Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan).Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.      Job Description

a.       Pengertian Job Description

Job description (uraian pekerjaan) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

“Rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan” (Siswanto,2002). Uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan uraian pekerjaan adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.

b.      Tujuan Job Description

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting. Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin dicapai di masa depan.

c.       Fungsi Job Description

Job description di dalam setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini ditentukan berdasarkan jabatan masing-masing. Pembagian fungsi job description dijelaskan sebagai berikut:

-          Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan.

-          Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

-          Pemegang jabatan: uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.

-          Perekrut: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan. Dengan memahami uraian pekerjaan seorang perekrut dapatmemahami apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut.

-          Trainer: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis pelatihan apa yang dapat membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

-          Perencana Karir (Succession Planner): uraian pekerjaan digunakan untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan memiliki arah yang jelas

d.      Unsur-Unsur Job Description

Menurut Hasibuan (2010), uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami serta menguraikan hal-hal berikut:

-          Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi. 

-          Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.

-          Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

-          Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

4.      Job Specification

a.       Pengertian Job Specification

“Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merupakan uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.” (Hasibuan,2010)

Secara mudahnya spesifikasi pekerjaan ini merupakan rincian karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan. Spesifikasi pekerjaan dinamakan pula kualifikasi personal (personal qualification). Kualifikasi personal ini secara garis besar dapat dibagi dua. Pertama, kualifikasi umum (general qualification), yaitu kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati suatu pos tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun kualifikasi yang kedua adalah kualifikasi spesifik (spesific qualification), yaitu kualifikasi tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi pengisian jabatan tertentu.

b.      Tujuan Job Specification

Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan direkrut menjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar untuk menyeleksi dini ditingkat luar perusahaan, artinya sebelum perusahaan menyeleksi sendiri dari sekian banyak calon pelamar dengan sedirinya jumlah peminat atau pelamar akan berkurang setelah membaca persyaratan yang tertulis dalam job spesifikasi. Job specification juga sangat memegang peranan penting sebagai variabel pendukung keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan kualitas SDM yang memadai maka produktivitas perusahaan juga akan meningkat seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang ikut berperan serta di dalamnya.

c.        Isi Job Specification

Secara umum, job spesifikasi memuat hal-hal sebagai berikut :

-          Tingkat pendidikan pekerja.

-          Jenis kelamin pekerja.Keadaan fisik pekerja.

-          Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

-          Batas umur pekerja.

-          Nikah atau belum.

-          Minat pekerja.

-           Emosi dan temperamen pekerja.

-          Pengalaman pekerja.

Daftar Pustaka :

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-analisis-jabatan-job-analysis-tujuan-analisis-jabatan/

http://iman-hr.blogspot.com/2010/11/hr-planning-1.html

https://jojonomic.com/blog/perencanaan-sdm/

http://arripple.blogspot.com/2017/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-job.html

http://mangihot.blogspot.com/2017/02/pengertian-dan-tujuan-job-specification.html