Definisi dari Job Analysis, Human Resouces Planning, Job Description, dan Job Specification

1.      Job Analysis

Job Analysis atau Analisis Jabatan ini adalah melakukan eksplorasi secara sistematis suatu jabatan, melakukan studi dan pencatatan tanggung jawab, tugas, keterampilan yang harus dimiliki, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan yang dibutuhkan pada pekerjaan atau jabatan tersebut untuk kepentingan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Artinya, semua faktor yang dibutuhkan oleh pekerjaan dan apa yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang mengisi jabatan tersebut atau pekerjaan tersebut agar dapat bekerja secara produktif harus diidentifikasikan secara sistematis, jelas dan rinci.

Tujuan dilakukannya Analisis Jabatan (Job Analysis) adalah sebagai berikut :

1.      Rekrutmen dan Seleksi (Recruitment and Selection) : Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu. Analisis Jabatan ini menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, fisik, emosional dan keahlian pribadi seseorang untuk dapat melakukan pekerjaan dan mengisi jabatan yang dibutuhkan. Tujuannya adalah mendapatkan orang yang tepat untuk melakukan pekerjaan yang tepat atau mengisi posisi jabatan yang tepat (right person at the right place).

2.      Menilai Kinerja Karyawan (Performance Analysis) : Analisis Jabatan atau Job Analysis (Analisis Pekerjaan) ini, manajemen dapat memeriksa apakah sasaran dan tujuan pekerjaan yang dibebankan ke karyawan yang bersangkutan sudah tercapai atau tidak. Hal ini dikarenakan Job Analysis juga membantu menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau karyawannya. Dengan demikian, keseluruhan kinerja seorang karyawan dapat diukur dan dinilai sesuai dengan dokumentasi job analysis.

3.      Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development) : Analisis Jabatan atau Analisis Pekerjaan ini juga dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Perbedaan antara hasil kerja yang diharapkan dengan kenyataan (aktual) kinerja karyawan menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Dengan Job Analysis ini, manajemen dapat menentukan isi pelatihan, peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan untuk melakukan pelatihan serta metoda yang akan digunakan untuk pelatihan ini.

4.      Manajemen Kompensasi (Manajement Compensation) : Job analysis atau analisis pekerjaan ini memainkan peranan yang penting dalam menentukan paket gaji, tunjangan dan insentif karyawan. Tentunya, Paket gaji seorang karyawan pada dasarnya tergantung pada posisi, jabatan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dalam suatu pekerjaan. Proses ini dapat membantu manajemen khusus manajer sumber daya manusia untuk menentukan kompensasi yang harus diberikan pada karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.

2.      Human Resources Planning

a.       Pengertian Human Resources Planning

HR Planning adalah proses perencanaan yang memastikan jumlah sumber daya manusia yang diperlukan oleh organisasi/perusahaan untuk mencapai tujuan strategisnya. Jumlah sumber daya manusia disini meliputi tidak saja dari sisi jumlah tetapi juga dari sisi kualitas. Yang perlu diperhatikan juga, adalah adanya kesesuaian antara perencanaan (planning) yang ada pada Department HR dengan perencanaan bisnis (Business Planning) dari perusahaan.

HR Planning modern harus memperhatikan dan menyesuaikan serta merupakan bagian dari Business Planning. Dalam proses perencanaan strategis (strategic plannning), dipertimbangkan segala hal yang berkaitan dengan posisi dan kondisi organisasi/perusahaan dalam bisnis yang menjadi bidangnya, baik itu secara internal, berupa kekuatan maupun kelemahan perusahaan, maupun eksternal, berupa peluang dan berbagai ancaman pada perusahaan. Analisis ini akan mempengaruhi strategi yang dipilih perusahaan untuk mencapai tujuan atau visinya. Dalam menerapkan strategi tersebut tentunya diperlukan sumber daya - sumber daya, salah satunya yang terpenting adalah sumber daya manusia, dengan kualifikasi dan kuantitas yang diperkirakan mampu mencapai tujuan yang sudah ditetapkan perusahaan. Disanalah peran penting perlu adanya HR Planning.

Dalam perkembangannya, HR Planning tidak hanya berbicara tentang berapa jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh organisasi tetapi juga tentang bagaimana sumber daya manusia tersebut terkait dengan ketrampilannya, pengembangannya, sekaligus penempatannya.

b.      Proses Human Resources Planning :

Secara garis besar, proses perencanaan SDM dibagi menjadi 4 langkah yang meliputi:

1.      Persediaan Tenaga Kerja Saat Ini

Langkah paling awal yang bisa dilakukan dalam memulai perencanaan SDM yaitu menilai ketersediaan sumber daya manusia yang ada di perusahaan.Penilaian ini termasuk studi komprehensif dari berbagai aspek SDM, seperti jumlah, skill, kompetensi, kualifikasi, pengalaman, usia, jabatan, kinerja, kompensasi, dan lain sebagainya.

Dalam tahap ini, HR juga bisa melakukan wawancara dengan manager tim untuk memahami tantangan dari sisi SDM yang sedang dihadapi, serta kualifikasi yang dirasa penting untuk dimiliki oleh karyawan tim tersebut.

2.      Kebutuhan SDM di Masa Mendatang

Langkah selanjutnya dari perencanaan SDM yaitu menganalisa kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang. Dalam langkah ini, berbagai variabel HR seperti pengurangan SDM, lowongan yang akan dibuka, promosi jabatan, mutasi karyawan, dan lain sebagainya perlu dimasukkan ke dalam pertimbangan.Selain itu, variabel tidak terduga seperti pengunduran diri serta pemecatan juga perlu dijadikan bahan pertimbangan dalam analisa.

3.      Perkiraan Permintaan SDM

Kemudian, HR bisa mencocokkan tenaga kerja yang ada saat ini dengan perkiraan kebutuhan tenaga kerja di kemudian hari dan membuat demand forecast (perkiraan permintaan).Dalam langkah ini, penting juga untuk mengetahui strategi dan objektif bisnis jangka panjang, agar perkiraan permintaan bisa sesuai untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

3.      Job Description

a.       Pengertian Job Description

Job description (uraian pekerjaan) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

“Rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan” (Siswanto,2002). Uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan uraian pekerjaan adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.

b.      Tujuan Job Description

Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting. Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin dicapai di masa depan.

c.       Fungsi Job Description

Job description di dalam setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini ditentukan berdasarkan jabatan masing-masing. Pembagian fungsi job description dijelaskan sebagai berikut:

-          Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan.

-          Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

-          Pemegang jabatan: uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.

-          Perekrut: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan. Dengan memahami uraian pekerjaan seorang perekrut dapatmemahami apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut.

-          Trainer: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis pelatihan apa yang dapat membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

-          Perencana Karir (Succession Planner): uraian pekerjaan digunakan untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan memiliki arah yang jelas

d.      Unsur-Unsur Job Description

Menurut Hasibuan (2010), uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami serta menguraikan hal-hal berikut:

-          Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi. 

-          Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.

-          Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

-          Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.

4.      Job Specification

a.       Pengertian Job Specification

“Spesifikasi pekerjaan (job spesification) merupakan uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.” (Hasibuan,2010)

Secara mudahnya spesifikasi pekerjaan ini merupakan rincian karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang dipersyaratkan. Spesifikasi pekerjaan dinamakan pula kualifikasi personal (personal qualification). Kualifikasi personal ini secara garis besar dapat dibagi dua. Pertama, kualifikasi umum (general qualification), yaitu kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati suatu pos tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun kualifikasi yang kedua adalah kualifikasi spesifik (spesific qualification), yaitu kualifikasi tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi pengisian jabatan tertentu.

b.      Tujuan Job Specification

Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja yang akan direkrut menjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan sebagai dasar untuk menyeleksi dini ditingkat luar perusahaan, artinya sebelum perusahaan menyeleksi sendiri dari sekian banyak calon pelamar dengan sedirinya jumlah peminat atau pelamar akan berkurang setelah membaca persyaratan yang tertulis dalam job spesifikasi. Job specification juga sangat memegang peranan penting sebagai variabel pendukung keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan kualitas SDM yang memadai maka produktivitas perusahaan juga akan meningkat seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang ikut berperan serta di dalamnya.

c.        Isi Job Specification

Secara umum, job spesifikasi memuat hal-hal sebagai berikut :

-          Tingkat pendidikan pekerja.

-          Jenis kelamin pekerja.Keadaan fisik pekerja.

-          Pengetahuan dan kecakapan pekerja.

-          Batas umur pekerja.

-          Nikah atau belum.

-          Minat pekerja.

-           Emosi dan temperamen pekerja.

-          Pengalaman pekerja.

Daftar Pustaka :

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-analisis-jabatan-job-analysis-tujuan-analisis-jabatan/

http://iman-hr.blogspot.com/2010/11/hr-planning-1.html

https://jojonomic.com/blog/perencanaan-sdm/

http://arripple.blogspot.com/2017/02/pengertian-tujuan-dan-fungsi-job.html

http://mangihot.blogspot.com/2017/02/pengertian-dan-tujuan-job-specification.html